Warehouse Management System (WMS) adalah software yang berperan penting dalam pengelolaan aktivitas gudang agar dapat berjalan lancar sesuai harapan. Sesuai namanya, warehouse adalah gudang untuk menyimpan barang, baik berupa bahan produksi maupun hasil produksi.
Dengan penerapan WMS yang baik, maka barang-barang tersebut akan didistribusikan sesuai konsep manajemen gudang yang sudah ditetapkan.
WMS sangat mempengaruhi operasional perusahaan. Artinya, adanya kekeliruan atau kesalahan sedikit saja dalam WMS, dapat menghambat rantai pasokan yang sudah berjalan dalam Supply Chain Management (SCM). Lalu, bagaimana membangun WMS yang baik?
Nah, dalam artikel ini, akan dibahas berbagai hal terkait Warehouse Management System (WMS), mulai dari definisi, manfaat, hingga tips memilih Warehouse Management System (WMS). Simak terus ya!
Definisi dan Konsep Warehouse Management System
WMS adalah bagian sekaligus kunci utama dari Supply Chain Management. Tujuan sistem manajemen pergudangan ini untuk mengontrol berbagai macam proses seperti pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan barang. Selain itu, WMS juga berperan dalam pergerakan dan pengambilan barang.
Kini, Warehouse Management System telah terintegrasi dengan berbagai fitur canggih yang memudahkan aktivitas di dalamnya, seperti kehadiran barcode scanner, email, dan sebagainya.
Dengan peran utamanya sebagai penyedia prosedur komputerisasi, WMS dirancang mampu menangani penerimaan dan pengelolaan barang secara otomatis, serta mengelola berbagai macam fasilitas penyimpanan dan pengelolaan persediaan barang.
Ada beberapa konsep yang perlu diterapkan dalam manajemen di gudang, di antaranya sebagai berikut.
1. FIFO (First In First Out) – Konsep yang pertama yaitu FIFO (First In First Out). Menurut konsep ini, barang yang pertama kali masuk, harus yang pertama kali keluar. Artinya, yang pertama kali antri, harus menjadi yang pertama dilayani.
2. LIFO (Last In First Out) – Selanjutnya, konsep LIFO (Last In Last Out). Menurut konsep ini, barang yang terakhir masuk, harus yang menjadi pertama kali keluar. Contoh barang yang menerapkan LIFO adalah pasir, dimana yang harus pertama kali diambil adalah bagian yang terakhir kali sampai atau bagian paling atasnya.
3. FEFO (First Expired First Out) – Terakhir, konsep FEFO (First Expired First Out). Menurut konsep ini, barang yang harus pertama kali keluar adalah yang lebih cepat kadaluarsa. Contoh Warehouse Management System yang menerapkan konsep FEFO adalah obat-obatan, makanan, dan minuman.
Sudah sepatutnya, perusahaan dengan stok barang melimpah dan memiliki cabang di berbagai daerah untuk memiliki WMS yang terstruktur dengan baik. Dengan demikian, identifikasi barang akan lebih mudah dan bisa terintegrasi di seluruh cabang.
WMS juga akan memberikan informasi lokasi barang dan penempatannya menggunakan scan barcode lokasi, sehingga masalah barang terselip tidak akan pernah terjadi.
Manfaat Warehouse Management System
Dari definisi Warehouse Management System di atas, mungkin Anda sudah bisa memahami apa saja manfaat yang akan diperoleh. Lebih jelasnya, simak penjabarannya berikut ini ya!
1. Kecepatan Proses Penanganan di Gudang
Sejatinya, WMS bertujuan untuk memudahkan proses penanganan di gudang baik secara manual maupun berbasis komputer. Namun, sejak integrasi teknologi dalam WMS, lead time proses berlangsung lebih cepat.
Hal ini berkat komputerisasi yang terorganisasi dengan baik sehingga membuat semua transaksi dan inventory bisa dilakukan lebih cepat, akurat, dan pastinya terekam secara real-time.
2. Mudah Mengatur Tempat Penyimpanan
Selain merekam semua transaksi dan inventory, manfaat WMS lainnya yaitu mengatur lokasi penyimpanan barang dengan lebih optimal. Setiap barang yang masuk bisa diatur penyimpanannya menggunakan tools yang ada di dalam sistem. Dengan demikian, WMS bisa memudahkan implementasi konsep FIFO.
3. Meminimalisasi Anggaran Gaji Karyawan
Adanya penerapan sistem manajemen pergudangan dapat membantu perusahaan untuk meminimalisasi anggaran gaji untuk karyawan, terutama karyawan yang bekerja di bagian pergudangan.
4. Mengurangi Pengeluaran untuk Membeli Peralatan
Sistem WMS yang terkomputerisasi hanya membutuhkan perangkat komputer saja untuk mengolah berbagai data yang berkaitan dengan stok dalam gudang.
Pada akhirnya, hal ini akan mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap pemakaian alat-alat yang masih manual, sehingga tidak perlu mengeluarkan banyak dana untuk pembelian maupun pemeliharaan alat-alat tersebut.
5. Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas Karyawan
Sistem manajemen pergudangan yang tepat dapat meningkatkan performa dan produktivitas karyawan. Hal ini dikarenakan sistem mampu memberikan informasi tentang pekerjaan apa yang harus diprioritaskan saat berada di gudang, sehingga waktu tidak terbuang sia-sia.
6. Meningkatkan Pelayanan bagi Pelanggan
Manfaat WMS lainnya yaitu dapat merampingkan setiap proses pemesanan hingga pengiriman barang karena sudah dilakukan secara elektronik. Perusahaan pun hanya perlu menentukan tanggal pengirimannya kepada pelanggan saja.
SCM vs WMS, Apa Bedanya?
Kedua istilah ini rupanya masih membingungkan bagi sebagian orang. SCM dan WMS merupakan dua hal yang berbeda.
WMS adalah bagian dari SCM. Artinya, cakupan SCM jauh lebih luas daripada WMS. Meski demikian, saat WMS mengalami hambatan akan memberikan pengaruh terhadap SCM.
Fokus SCM yaitu sebagai penyuplai, produsen, sekaligus pengecer. Sementara, fokus WMS adalah logistik gudang, penyimpanan, persediaan, dan pergerakan barang.
Mengingat peran WMS yang tidak bisa lepas dari SCM, maka keberadaan software WMS sangat penting untuk mendukung aktivitas pergudangan sekaligus SCM dengan lancar.
Tips Memilih Warehouse Management System yang Baik
Setelah paham pentingnya WMS, kini tiba saatnya untuk mengetahui kriteria software WMS seperti apa yang baik untuk gudang Anda.
Nah, bagi Anda yang baru pertama kali ingin berinvestasi dalam WMS, berikut ini 7 tips yang bisa membantu Anda menemukan solusi terbaik untuk operasi gudang Anda.
1. Hitung Pengembalian Investasi (ROI)
Saat memilih vendor WMS, beberapa area utama yang perlu Anda pertimbangkan adalah potensi WMS dalam memberikan akurasi stok secara real-time dan terus-menerus, potensi peningkatan produktivitas dan penghematan biaya, peningkatan layanan customer, dan ketertelusuran yang lebih baik.
Sementara, vendor menetapkan harga dalam empat kategori utama yaitu lisensi, layanan profesional, biaya pengembangan, dan biaya dukungan.
Nah, untuk mendapatkan ROI yang baik, pastikan vendor menunjukkan rincian seluruh biaya dalam spreadsheet mulai dari pengeluaran awal, biaya untuk satu sampai lima tahun, hingga total akumulasi.
2. Tentukan Prosesnya
Pembuatan dokumen Undangan Tender (RFP) adalah bagian penting selama proses seleksi WMS.
Namun, ada beberapa kerugian dari proses ini yaitu tidak bisa mempertimbangkan kebutuhan perusahaan di masa depan dan bayak vendor WMS mengabaikan undangan tender.
3. Pahami dan Analisis Sistem yang Ada
Apabila perusahaan Anda sudah memiliki modul WMS, sebaiknya analisislah terlebih dulu. Sesuaikan WMS dengan sistem perusahaan yang ada.
Misalnya, gudang Anda sudah otomatis menggunakan derek, konveyor, atau sistem penyortiran. Maka, Anda mungkin ingin berfokus pada WMS dari perusahaan sistem otomatis yang peralatan sediakan atau yang disebut sebagai Warehouse Control System.
4. Evaluasi Kemampuan Pengembangan In-house Setiap Vendor
Pengembangan in-house perlu Anda terapkan, apabila persyaratan seluruh gudang Anda sangat khusus atau memerlukan integrasi khusus dengan sistem in-house yang ada.
5. Mintalah Informasi
Buatlah dokumen singkat berupa Request for Information (RFI) terhadap vendor yang berisi rincian anggaran dan kerangka waktu implementasi terkait bisnis Anda, arah bisnis di masa depan, rencana gudang, dan harapan pencapaian WMS yang juga Anda paparkan di dalamnya.
Melalui penjabaran dari vendor, Anda perlu memutuskan akan membeli software dan hardware langsung atau menyewa software dan mengoperasikan di platform server pihak ketiga.
6. Buat Daftar Singkat
Buatlah daftar tiga sampai lima supplier untuk menyeleksi supplier yang sesuai anggaran Anda dan atur pertemuan dengan mereka untuk melakukan demonstrasi.
Mintalah pula supplier untuk menyampaikan biaya proyek secara akurat dan jelas termasuk identifikasi biaya variabel apapun.
7. Tentukan Pilihan Anda
Terakhir, pilih supplier WMS yang tepat dan cocok untuk gudang Anda dengan mempertimbangkan berbagai kriteria yang sudah Anda evaluasi.
Warehouse Management System benar-benar sangat membantu jalannya operasional gudang Anda, yang pada akhirnya bisa membantu mencapai profit yang sudah Anda targetkan. Oleh karena itu, pemahaman tentang konsep WMS dan cara memilih WMS sangat perlu Anda pahami seperti yang sudah dijabarkan dalam artikel ini. Semoga bermanfaat ya!
