Seiring dengan pertumbuhan permintaan barang dan jasa di sektor perdagangan, membuat banyak perusahaan terus membenahi sistem manajemen bisnis mereka. Pembenahan sistem tersebut tentunya diupayakan secara konsisten untuk meningkatkan kualitas barang dan jasa serta merawat rating kepuasan pelanggan.
Sejalan dengan pertumbuhan permintaan barang dan jasa, perusahaan juga dihadapkan dengan disrupsi teknologi informasi yang menjamin efektivitas serta efisiensi dalam proses bisnis yang sedang dijalankan. Banyak perusahaan mulai melakukan transisi model bisnis yang terdigitalisasi. Dalam hal manajemen supply chain, perusahaan mengimplementasikan sistem manajemen secara digital untuk mengakomodasi proses kerja sama bisnis yang mereka lakukan dengan beberapa vendor.
Vendor Management System (VMS) telah menjadi solusi praktis bagi banyak perusahaan yang bisnisnya bersinggungan langsung dengan beberapa vendor atau pihak penyedia barang dan jasa. VMS juga mengalami pertumbuhan penggunaan yang pesat seiring dengan makin meningkatnya rasio perusahaan yang memilih untuk mengotomatisasi beberapa sektor manajemennya.
Technavio, salah satu firma riset global yang berfokus pada teknologi, dalam laporannya, menyebutkan bahwa software VMS akan mengalami peningkatan market size hampir senilai US$4 Miliar pada tahun 2024. Dengan pertumbuhan penggunaan terjadi di kawasan Asia Pasifik jika dibandingkan dengan kawasan Amerika Utara.
Ini menjadi tanda bahwa kebutuhan perusahaan akan sistem manajemen bisnis yang berbasis software akan terus meningkat sejalan dengan tuntutan pasar. Makanya, pelaku usaha mesti tetap konsisten meningkatkan kualitas barang dan jasa serta menjaga hubungan dengan pelanggan.
Dalam artikel ini, kami akan mengulas mengenai pengertian Vendor Management System beserta dengan manfaat dan tips memilih software VMS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis yang sedang dijalankan.
Apa itu Vendor Management System?
Vendor Management System (VMS) merupakan suatu sistem yang berguna bagi perusahaan untuk mengelola proses serta hubungan bisnis yang melibatkan beberapa vendor. Secara teknis, VMS memudahkan perusahaan dalam mengatur spesifikasi barang dan jasa yang perlu dipasok oleh vendor, mengontrol performa mereka pada periode tertentu, serta meninjau ulang kontrak / perjanjian bisnis sesuai dengan pencapaian yang telah dijalankan. VMS menyediakan berbagai metrik yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai landasan untuk menentukan arah kerjasama dengan beberapa vendor yang terlibat dalam proses bisnis.
Baca juga:
- Software E-Procurement, Membuat Pengadaan Lebih Efisien
- MRP (Material Requirements Planning), Yuk Kita Berkenalan!
- Membedah Kebutuhan Software untuk Perusahaan
Demi semakin menyederhanakan serta mempermudah proses bisnis, VMS biasanya perlu diintegrasikan dengan beberapa sistem lain seperti otomatisasi pembayaran sesuai kontrak, manajemen kontrak, dan / atau sistem penilaian risiko yang dapat membantu perusahaan memitigasi risiko bisnis yang akan muncul di masa depan.
VMS ada yang bersifat cloud-based (disediakan oleh provider) maupun on-premise (dikembangkan oleh perusahaan itu sendiri). Tentunya perusahaan yang mengimplementasikan VMS akan mendapatkan keunggulan teknologi yang berbeda jika mengadopsi salah satu dari dua tipe sistem tersebut. Pemilihan tipe sistem biasanya bergantung dari kebutuhan perusahaan dalam menjalankan aktivitas bisnis.
Selain tipe sistem, perusahaan juga perlu mempertimbangkan faktor lain seperti skala bisnis yang sedang dijalankan, budget, serta sumber daya manusia (SDM) yang akan mengoperasikan sistem. Beberapa faktor tersebut dapat memengaruhi rasio efektivitas sistem yang diimplementasikan terhadap manajemen bisnis.
Manfaat Vendor Management System dalam Bisnis
Berikut ini adalah beberapa manfaat bagi perusahaan yang memilih untuk mengimplementasikan VMS dalam proses bisnisnya.
1. Proses Pengadaan yang Sistematis
VMS memberikan ruang bagi perusahaan untuk menyampaikan permintaan yang spesifik kepada beberapa vendor mengenai spesifikasi barang dan jasa yang perlu dipasok. Perusahaan hanya perlu menginput atau melakukan update secara berkala di sistem untuk menginformasikan vendor perihal spesifikasi barang dan jasa, tenggat waktu penyediaan, serta hal-hal yang berhubungan dengan kontrak dan pembayaran. Tak perlu membuang waktu untuk menghubungi beberapa vendor secara konvensional.
2. Alur Bisnis yang Terkendali
Ketika mengelola vendor dengan menggunakan sistem manajemen konvensional, perusahaan cenderung dirugikan karena ketidaksesuaian spesifikasi, volume barang, serta keterlambatan pengiriman yang dilakukan oleh vendor. Hal tersebut membuat perusahaan pada akhirnya harus mengalami kerugian ekonomi yang berdampak buruk bagi performa bisnis. VMS dapat menghindari perusahaan dari fraud tersebut. Dengan VMS, perusahaan memiliki kontrol penuh untuk mengawasi setiap proses bisnis yang melibatkan banyak vendor. Bahkan, perusahaan dapat menerapkan reward & punishment untuk menjaga kepatuhan vendor terhadap kontrak kerjasama yang telah disepakati.
3. Informasi Pengadaan yang Akurat dan Transparan
VMS menyediakan banyak data dan informasi yang dapat digunakan perusahaan untuk melihat performa vendor dalam beberapa metrik yang diinginkan. Data dan informasi tersebut berguna bagi perusahaan untuk menentukan langkah-langkah strategis yang dapat mendukung peningkatan performa bisnis. VMS juga menjamin transparansi data dan informasi yang tersedia sehingga perusahaan dapat menemukan hal-hal yang dinilai tidak efisien dalam proses bisnis yang sedang berjalan.
4. Kemudahan Penggunaan dengan Integrasi Fitur
Jika diintegrasikan dengan beberapa fitur manajemen bisnis lain, VMS dapat menjamin kemudahan implementasi bagi penggunanya. Fitur-fitur yang diintegrasikan dalam VMS seperti recurring billing, risk management, serta contract management solutions membuat pengguna mendapatkan fleksibilitas penggunaan. Fleksibilitas tersebut dapat menghilangkan human error serta fraud yang seringkali mengganggu teknis pelaksanaan manajemen vendor sehingga menimbulkan kerugian ekonomi bagi perusahaan.
Tips Memilih Software Vendor Management System yang Efektif
Jika sudah memutuskan untuk menggunakan Software VMS dalam bisnis, ada beberapa hal yang mesti jadi perhatian Anda, yakni sebagai berikut di bawah ini.
1. Pahami Skala Bisnis yang Dijalankan
Hal ini penting dilakukan sebelum memilih software VMS yang hendak diimplementasikan dalam bisnis Anda. Dengan menilik data para vendor yang sedang bekerja sama dengan perusahaan Anda, Anda akan mengetahui kebutuhan yang perlu diaplikasikan dalam software VMS. Pemahaman tersebut juga berguna untuk mengetahui kebutuhan perusahaan dalam jangka pendek serta jangka panjang.
Hal tersebut juga akan berpengaruh terhadap fitur-fitur yang perlu diintegrasikan ke dalam software VMS yang hendak Anda pilih. Fitur seperti manajemen kontrak, metrik yang dapat membaca performa para vendor dalam pengadaan barang dan jasa, serta otomatisasi pembayaran merupakan beberapa fitur yang mungkin diperlukan dalam software VMS. Anda juga dapat menambah beberapa fitur lain yang dapat menjamin kemudahan dalam menjakankan proses pengadaan melalui VMS.
2. Ketahui Tipe Software
Setelah memahami skala bisnis yang sedang dijalankan oleh perusahaan, langkah selanjutnya yang perlu Anda pahami adalah tipe software VMS yang akan dipilih.
Secara umum, software sistem manajemen bisnis yang beredar di pasaran memiliki dua tipe, yaitu cloud-based dan on-premise. Software bertipe cloud-based merupakan software yang disediakan oleh provider atau pengembang software berbasis komputasi awan (cloud computing) dan internet. Software cloud-based memungkinkan Anda untuk menggunakan sistem tanpa perlu membangun atau mengembangkan infrastruktur TI serta perangkat keras pendukungnya. Provider sebagai pengembang layanan telah menyediakan infrastruktur TI serta server bagi software. Anda cukup membayar layanan kepada provider sesuai dengan aturan-aturan yang telah disepakati untuk dapat menggunakan layanan software.
Baca juga: SaaS: Definisi, Kelebihan, dan FAQ
Sedangkan software bertipe on-premise merupakan sistem yang dibangun, dikembangkan dan dikelola oleh suatu organisasi atau perusahaan sendiri. Software on-premise biasanya memiliki server tersendiri yang terletak di lingkungan organisasi atau perusahaan demi keamanan informasi dan data.
Setelah mengetahui tipe software yang hendak dipilih, maka Anda dapat mempertimbangkan budget yang dimiliki untuk berinvestasi di antara kedua tipe software tersebut.
Suatu software umumnya memiliki keragaman fitur yang mendorong fleksibilitas penggunaan bagi user-nya. Jika Anda sudah mengetahui skala bisnis perusahaan serta tipe software yang hendak dipilih, cobalah buat daftar pendek berisi fitur-fitur yang dibutuhkan untuk menunjang proses pengadaan melalui VMS. Fitur otomatisasi pembayaran, manajemen kontrak, metrik performa vendor, serta mitigasi risiko adalah beberapa contoh fitur yang perlu hadir dalam software VMS.
Jika beberapa software di pasaran tidak memiliki fitur-fitur yang Anda butuhkan, Anda dapat menghubungi provider software untuk berkonsultasi lebih lanjut mengenai fitur-fitur yang dibutuhkan. Beberapa provider biasanya akan menyetujui penambahan fitur pada software yang tentunya akan menambah nilai harga dari software yang hendak Anda pilih.
4. Keamanan Informasi dan Data adalah Kunci!
Software yang canggih adalah software yang memiliki proteksi keamanan informasi dan data yang mumpuni. Tidak dapat dimungkiri bahwa Anda memerlukan jaminan keamanan bagi informasi dan data yang perusahaan Anda miliki agar tidak mengalami kebocoran dan digunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Anda wajib memverifikasi terlebih dahulu keamanan software yang dipilih dengan melihat bagaimana provider melindungi informasi dan data penggunanya. Cari tahu lebih banyak di internet untuk mengetahui seberapa tinggi lapisan proteksi keamanan suatu software yang hendak Anda pilih. Anda tidak perlu ragu untuk banyak bertanya kepada provider mengenai jaminan keamanan informasi dan data yang mereka sediakan.
