Point of Sale adalah titik penjualan dimana kasir menyelesaikan transaksi dengan konsumen. Saat ini, Point of Sale (POS) sudah menjadi bagian penting dalam bisnis. Mulai dari retail, kafe, restoran, hingga bisnis berbasis jasa seperti barbershop dan laundry, semuanya menggunakan sistem POS.
Selain sebagai bagian dari tren transformasi digital, Point of Sale merupakan sistem yang sangat membantu para pengelola bisnis. Fungsi Point of Sale dapat mempermudah karyawan dalam melakukan transaksi, manajemen stok, hingga pelaporan.
Baca juga
- Transformasi Digital: Apa itu dan Mengapa itu Penting
- Software Akuntansi, Membantu Mengatur Keuangan Bisnis Anda
- Apa itu Software CRM dan 5 Manfaatnya untuk Bisnis
Aplikasi Point of Sales terbaik bahkan mampu menyajikan data secara online dan real-time, sehingga pemilik bisnis bisa memantau kinerja perusahaan secara remote melalui smartphone.
Di artikel ini, kita akan membahas berbagai hal mengenai Point of Sale, dimulai dari pengertian dan cara kerjanya.
Apa itu Point of Sale?
Point of Sale adalah sistem penjualan tempat kasir dan pembeli menyelesaikan transaksi. Seperti yang biasa Anda temui di toko modern, sistem POS menghitung harga barang yang Anda beli, menyimpan data ke database, lalu mengeluarkan struk sebagai bukti transaksi.
Sebelum adanya sistem POS, pebisnis ritel masih melakukan pencatatan manual menggunakan buku nota dan kalkulator. Kemudian muncul mesin kasir yang kerap disebut dengan cash register yang mampu melakukan penyimpanan data meskipun belum sebesar POS modern.
Saat akses ke komputer dan perangkat lunak semakin terbuka, model cash register pun menginspirasi para programmer untuk membuat sistem POS terkomputerisasi seperti yang kita pakai sekarang.
Saat ini, Point of Sale sudah menyediakan berbagai metode pembayaran, integrasi ke ERP dan CRM, dan banyak fitur canggih lainnya.
Fungsi Point of Sale
Bagi pemilik bisnis, Point of Sale adalah aplikasi yang sangat penting karena manfaatnya yang begitu banyak. Di antaranya adalah:
1. Mencatat Data Secara Lengkap dan Detail
Salah satu fungsi utama Point of Sale adalah dalam hal pencatatan data. Point of Sale mampu mencatat data secara lengkap dan detail meliputi:
- Kode barang
- Nama barang
- Harga
- Qty
- Diskon
- Sub total
- Total, dan lain-lain
Data tersebut kemudian disimpan dalam database untuk dapat diolah menjadi insight. Hebatnya, kasir tidak perlu melakukan input manual untuk merekam semua data. Hanya dengan memindai barcode di kemasan produk, semua data akan terekam secara otomatis.
2. Memantau Stok Barang
Dengan Point of Sale, Anda dapat mengetahui jumlah stok barang yang ada di gudang. Ini dapat membantu Anda untuk menentukan kapan harus menambah stok dan berapa kuantitas yang harus Anda beli. Jadi, Point of Sale adalah aplikasi bisnis lengkap meliputi pembelian, manajemen stok, penjualan, sampai pelaporan.
Selain itu, pencocokan data antara sistem POS dengan barang fisik dapat menjadi metode evaluasi untuk mencegah kecurangan dan kehilangan barang. Metode ini disebut dengan stok opname, biasanya dilakukan minimal setahun sekali sesuai kebutuhan dan kesanggupan perusahaan.
3. Membuat Laporan Secara Real-time dan Akurat
Sebelum era POS, membuat laporan merupakan tugas yang rumit. Karyawan harus mengumpulkan dan mencocokkan data, mengambil variabel yang dibutuhkan, dan menjumlahkannya dengan kalkulator.
Namun sejak adanya Point of Sale, membuat laporan menjadi semudah klik dan drag & drop. Hanya dalam hitungan menit, bahkan detik, Anda bisa mendapatkan laporan lengkap dengan model custom seperti:
- Laporan dengan interval tahunan, semester, kuartal, bulanan, mingguan, harian, bahkan per jam
- Laporan berdasarkan nama atau kode barang, kategori produk, varian, ukuran, dan lain sebagainya
- Pengolahan data untuk mendapatkan laporan omset, laba, pengeluaran, dan lain-lain
- Perbandingan data antar periode, merek, principal, dan masih banyak lagi
Dengan kemampuan olah data yang tepat, Anda bisa mendapatkan berbagai jenis laporan yang dapat menjadi bahan pertimbangan penting dalam membuat keputusan bisnis.
4. Mengubah Data Cepat dan Praktis
Dulu, untuk ritel berskala besar, mengubah data barang bukanlah hal yang mudah. Karyawan harus memeriksa harga barang saat ini, membandingkannya dengan harga terbaru dari supplier, kemudian mengganti harga di semua rak dan price tag.
Point of Sale adalah aplikasi yang mempercepat proses ini secara signifikan. Mengubah data barang bisa dilakukan hanya dalam hitungan detik. Cukup dengan mengganti data di master barang, secara otomatis data di semua bagian sistem akan terganti, baik yang masih tersimpan di gudang maupun yang sudah dipajang di rak.
5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Sistem Point of Sale adalah senjata untuk meningkatkan kecepatan, kenyamanan, dan keamanan transaksi dengan pelanggan. Antrian panjang supermarket bisa berkurang drastis berkat sistem penghitungan dan pencatatan otomatis.
Pelanggan juga mendapatkan struk sebagai bukti transaksi. Apabila pelanggan ingin menukarkan barang, kasir bisa mencocokkan data struk dengan riwayat transaksi untuk memastikan validitasnya. Hasil akhirnya adalah peningkatan kepuasan pelanggan yang menjadi target besar semua bisnis.
Tips Memilih Point of Sale
Jika Anda tertarik untuk menggunakan Point of Sale, perhatikan beberapa faktor di bawah ini sebagai pertimbangan dalam memilih aplikasi POS terbaik.
1. Harga dan Kualitas
Mengingat semakin banyaknya pilihan Point of Sale Indonesia, Anda perlu mempertimbangkan dua faktor terpenting dalam mencari aplikasi yang cocok untuk bisnis Anda.
Yang pertama adalah harga. Membangun sistem POS dari nol memerlukan biaya yang tidak sedikit. Jika Anda memutuskan untuk membeli aplikasi POS siap pakai, Anda akan mendapatkan berbagai opsi harga, di antaranya:
- Biaya per perangkat untuk sekian kali instalasi
- Sistem sewa dengan pembayaran bulanan atau tahunan
- Biaya tambahan untuk kustomisasi sesuai operasional bisnis Anda
- Garansi dan biaya maintenance, dan lain-lain
Kualitas aplikasi juga harus Anda pertimbangkan, mencakup kecepatan, stabilitas, keamanan, dan lain-lain. Informasi ini bisa Anda dapatkan dari internet seperti artikel review, rekomendasi, komparasi, pemeringkatan, dan sebagainya.
2. Spesifikasi Perangkat
Pertama, tanyakan dulu apakah harga POS sudah termasuk perangkat atau belum. Kalau belum, berarti Anda perlu mengeluarkan biaya ekstra untuk pengadaan perangkat.
Langkah selanjutnya adalah menentukan spesifikasi perangkat, meliputi:
- Jenis: komputer, tablet, smartphone, atau lainnya
- Prosesor
- Memori
- Kapasitas penyimpanan
Setelah itu, cari informasi mengenai harga perangkat sesuai spesifikasi tersebut. Pertimbangkan juga performa, daya tahan, garansi, dan aspek-aspek lain sebelum membeli perangkat untuk sistem POS Anda.
3. Alur Kerja
Setidaknya ada 2 kemungkinan saat Anda mengadopsi POS:
- Operasional Anda mengikuti alur kerja POS, atau
- Alur kerja POS mengikuti operasional Anda
Untuk usaha kecil yang operasionalnya sederhana, produk POS umum biasanya sudah mencukupi. Sedangkan dalam skala yang lebih besar seperti supermarket atau minimarket dengan banyak cabang, biasanya memerlukan kustomisasi agar POS dapat bekerja sesuai sistem operasional perusahaan.
Alangkah baiknya jika Anda meminta penyedia POS untuk memberikan demo gratis selama satu minggu atau satu bulan. Kesempatan ini bisa Anda gunakan untuk menguji coba kesesuaian alur kerja POS dengan operasional Anda.
Apabila terdapat gap, tanyakan pada penyedia POS apakah dapat melakukan kustomisasi sesuai kebutuhan Anda. Jika jawabannya Ya, tanyakan pula berapa biaya yang harus Anda keluarkan untuk kustomisasi tersebut.
4. Dukungan Teknis
Sistem POS Anda pasti membutuhkan maintenance. Entah karena terjadi kerusakan, penurunan performa, atau ukuran data yang hampir memenuhi kapasitas penyimpanan.
Untuk menangani hal ini, Anda akan memerlukan dukungan teknis dari penyedia POS. Tanyakan bentuk dukungan teknis yang bisa mereka berikan, frekuensi maintenance yang diperlukan, hingga biaya yang harus Anda bayar untuk maintenance.
Jangan sampai investasi POS Anda sia-sia dan pengeluaran semakin besar akibat dukungan teknis yang tidak memuaskan.
Melipatgandakan Keuntungan dengan Point of Sale
Dengan menggunakan Point of Sale, Anda dapat mengoptimalkan berbagai aspek bisnis, meliputi:
- Kecepatan dan kualitas pelayanan
- Penyimpanan dan pengolahan data
- Otomatisasi operasional
- Integrasi antar divisi, dan lain-lain
Semua itu memungkinkan Anda untuk menghasilkan output yang lebih besar dalam waktu yang lebih singkat. Kesimpulannya, Point of Sale adalah salah satu aplikasi wajib untuk semua jenis bisnis masa kini.
