Apabila Anda memiliki perusahaan software house atau seorang freelance programmer, saya yakin sebagian besar Anda membuat software untuk perusahaan. Software yang berkaitan dengan bisnis. Oleh karena itu, pengetahuan terkait cara kerja bisnis, sedikit banyak harus dipahami oleh programmer. Agar produk software yang dibuat, dapat semaksimal mungkin memecahkan permasalahan pengguna.
Pada artikel ini, saya akan menjelaskan bagaimana bisnis bekerja. Tujuannya agar Anda sebagai programmer, memiliki gambaran proses bisnis di perusahaan. Artikel ini saya tulis untuk Anda yang baru memulai bisnis software house, baru memasuki dunia freelance programmer, maupun fresh graduate jurusan IT.
Pendahuluan
Di dunia ini, ada banyak sekali industri. Mulai dari manufaktur, perdagangan, perbankan, pertambangan, konstruksi, dan lain-lain. Setiap industri, bahkan perusahaan, memiliki struktur organisasi masing-masing. Saya tidak akan membedah industri tersebut satu-persatu.
Saya akan gunakan industri manufaktur sebagai contoh. Mengapa manufaktur? Industri manufaktur memiliki proses bisnis yang lengkap, ada pembelian, produksi, dan penjualan. Jadi industri ini cocok untuk kita jadikan sebagai studi kasus.
Di bawah ini saya lampirkan bagan yang menggambarkan proses bisnis utama perusahaan manufaktur. Kita akan mempelajari satu persatu terkait departemen, pihak eksternal, dan proses bisnis di dalamnya.
Daftar Istilah
Bagi rekan-rekan programmer yang baru masuk dunia industri, akan banyak menemukan istilah asing dari gambar di atas. Oleh karena itu saya jelaskan beberapa istilah agar dapat memahami proses secara keselurahannya.
1. Supplier
Supplier adalah pihak (perusahaan atau perorangan) yang memasok bahan baku dan penunjang untuk produksi perusahaan. Bahan baku dan penunjang ini merupakan material yang dibutuhkan untuk melakukan produksi.
2. Vendor / Konsultan
Sebenarnya istilah vendor juga sering disamaartikan dengan supplier. Namun, bagi saya vendor dan konsultan adalah pihak yang menyediakan barang dan jasa untuk mendukung operasional perusahaan. Jadi vendor dan konsultan ini tidak menyuplai material yang dibutuhkan untuk produksi, tapi untuk kegiatan perusahaan non-produksi.
3. Distributor / Retailer
Dalam industri manufaktur, produsen biasanya tidak menjual produknya secara langsung ke konsumen. Tapi dijual ke distributor dan retailer. Produsen menjual produk ke distributor dalam partai besar, ada minimal pembelian. Produk ini yang nantinya dijual ke retailer / agen / toko atau langsung ke konsumen akhir.
Jika panjang, rantai pasoknya bisa seperti ini: produsen – distributor – retailer / agen / toko – konsumen akhir. Namun, adakalanya dari distributor langsung menjual ke konsumen akhir, seperti ini: produsen – distributor – konsumen akhir.
4. PO (Purchase Order)
PO adalah singkatan dari Purchase Order. Purchase Order adalah proses pembelian dari perusahaan ke supplier, vendor, atau konsultan. Pada proses ini biasanya ada dokumen yang diterbitkan untuk dikirimkan ke supplier, vendor, atau konsultan, sebagai dasar bagi mereka untuk mengirimkan barang atau jasa.
5. Billing & AP (Account Payable)
Setelah barang / jasa yang tertera di PO selesai dikirimkan, supplier akan mengirimkan tagihan ke perusahaan. Perusahaan mencatat ini dengan nama billing. Bagian akuntansi, mencatat transaksi ini ke dalam Account Payable (AP), yang dalam Bahasa Indonesia disebut Akun Hutang.
6. SO (Sales Order)
Jika PO adalah pembelian, maka SO (Sales Order) adalah penjualan. Dasar pencatatan SO ini adalah diterbitkannya PO dari distributor. Dokumen SO menjadi acuan perusahaan untuk mengirimkan produk ke distributor (pelanggan).
7. Invoice & AR (Account Receivable)
Saat produk dikirim ke distributor, biasanya dilampirkan juga dokumen Invoice. Invoice adalah tagihan untuk distributor (pelanggan). Bagian akuntansi mencatat invoice ini di Akun Piutang (AR, Account Receivable).
Departemen di Perusahaan
Setelah memahami istilah-istilah yang sering digunakan dalam perusahaan, sekarang mari kita bahas satu-persatu fungsi dari departemen di perusahaan. Seperti yang saya sampaikan di atas, pembagian departemen ini bisa berbeda satu perusahaan dengan yang lain. Yang saya jelaskan di bawah ini, sudah cukup menjadi modal awal untuk memahami cara kerja sebuah perusahaan.
1. Departemen Pengadaan / Purchasing
Departemen Pengadaan atau Purchasing memiliki tanggung jawab mencari dan menyeleksi supplier, vendor, dan konsultan. Seleksi dilakukan secara administratif, finansial, dan teknis.
Administratif adalah pemeriksaan kelengkapan legalitas dan dokumen lainnya. Finansial berhubungan dengan kemampuan finansial supplier untuk menyuplai kebutuhan perusahaan. Dan terakhir teknis, apakah supplier secara teknis mampu menyediakan kebutuhan perusahaan dengan kualitas yang ditetapkan dan tepat waktu.
Dokumen PO diterbitkan oleh departemen ini. Selain itu, Departemen Pengadaan juga bertanggung jawab melakukan evaluasi kinerja dari supplier, vendor, dan rekanan. Apalagi ada yang wanprestasi, maka bisa dimasukkan daftar hitam (blacklist).
Baca juga: Software E-Procurement, Membuat Pengadaan Lebih Efisien
2. Departemen Produksi
Sesuai dengan namanya, Departemen Produksi bertanggung jawab mengolah bahan baku dan penunjang menjadi barang jadi.
Baca juga: MRP (Material Requirements Planning), Yuk Kita Berkenalan!
3. Departemen Pemasaran / Marketing
Departemen Pemasaran atau Marketing bertugas melakukan branding dan mengomunikasikan value atau nilai tambah dari produk yang dijual. Departemen Pemasaran menggunakan strategi yang disebut 4P: Product, Price, Place, dan Promotion. Kampanye pemasaran seperti pemasangan iklan, promo, dan digital marketing juga ditangani oleh departemen ini.
4. Departemen Penjualan / Sales
Pada rantai pasok melalui distributor, kampanye pemasaran yang dilakukan bertujuan untuk membangun brand dan awareness. Kegiatan pemasaran tersebut merupakan dukungan pada ekosistem produk, agar distributor maupun tim direct sales dapat menjual dengan lebih mudah. Departemen Penjualan bertanggung jawab mencari dan mengakuisisi distributor (pelanggan). Selain melalui distributor, produsen juga dapat menjual secara langsung yang biasa disebut Direct Selling.
Baca juga: Apa itu Software CRM dan 5 Manfaatnya untuk Bisnis
5. Departemen SDM / HR
Proses rekrutmen, pengembangan kapasitas, dan evaluasi kinerja karyawan merupakan sebagian dari deskripsi kerja dari Departemen SDM, atau HR (Human Resource).
Baca juga: Apa itu Software Payroll dan 5 Manfaatnya untuk Perusahaan
6. Departemen Keuangan & Akuntansi
Departemen Keuangan dan Akuntansi, bertugas dalam perencanaan keuangan dan juga pencatatan akuntansi. Semua transaksi yang berkaitan dengan uang menjadi tanggung jawab departemen ini. Departemen Keuangan dan Akuntansi ini yang mencatat Hutang-Piutang seperti pada gambar di atas. Penagihan dan pencatatan pembayaran juga dilakukan oleh departemen ini.
Baca juga: Software Akuntansi, Membantu Mengatur Keuangan Bisnis Anda
7. Departemen IT
Nah, departemen yang pasti sudah familiar untuk rekan-rekan. Departemen IT memastikan infrastruktur IT dan aplikasi berjalan dengan baik dan mampu mendukung kegiatan operasional perusahaan.
Proses Bisnis
Bagian akhir dari artikel ini, saya akan membahas proses bisnis utama perusahaan. Proses bisnis utama tersebut adalah: Pembelian dan Penjualan. Ini sudah cukup menjadi modal bagi programmer untuk menyelami proses sebuah bisnis. Masih banyak proses bisnis lain di internal perusahaan, tapi kedua proses di atas yang pasti ada di sebuah perusahaan.
Proses Bisnis Pembelian – sesuai gambar di atas prosesnya adalah sebagai berikut:
- Purchase Order – Pengiriman dari Supplier ke Perusahaan – Penerimaan – Billing & AP – Pembayaran
Proses Bisnis Penjualan – sesuai gambar di atas prosesnya adalah sebagai berikut:
- Sales Order – Pengiriman dari Perusahaan ke Pelanggan – Invoice & AR – Pembayaran
Penutup
Baca juga: Membedah Kebutuhan Software untuk Perusahaan
Sekian penjelasan dari saya terkait pihak eksternal perusahaan, departemen di perusahaan, dan proses bisnis pembelian dan penjualan. Bagi Anda yang sedang mendirikan software house maupun freelancer, pengetahuan ini dapat menjadi modal komunikasi yang baik dengan klien. Apapun bisnisnya. Bagi Anda fresh graduate jurusan IT, pengetahuan ini dapat menjadi nilai tambah saat melamar pekerjaan.
Jika ada pertanyaan, silakan tuliskan di kolom komentar 🙂
