Pengadaan barang / jasa telah menjadi salah satu aktivitas bisnis yang merepotkan, karena begitu banyak alur yang perlu dijalani oleh pihak-pihak yang terlibat dalam prosesnya. Sangat diperlukan suatu sistem yang mampu meringkas proses pengadaan demi meningkatkan efektivitas serta produktivitas dari pihak-pihak yang terlibat. Seiring dengan berkembang pesatnya teknologi informasi, kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dengan kehadiran sistem e-procurement yang mampu menawarkan efisiensi waktu dan biaya, serta meningkatkan produktivitas penggunanya.
Sistem e-procurement sudah banyak diadopsi pemerintahan di berbagai negara. Kewajiban setiap pemerintahan untuk membuat tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih (good and healthy governance) menjadi tolak ukur untuk mengimplementasikan sistem e-procurement dalam proses pengadaan barang atau jasa.
Pemerintah Indonesia menjadi salah satu pihak yang mengimplementasikan sistem e-procurement dalam proses pengadaan barang / jasa pada setiap lembaga negara. Hal ini dimulai ketika Presiden Susilo Bambang Yudhoyono mengumumkan Perpres No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah. Perpres tersebut didukung dengan Inpres Nomor 1 Tahun 2015, diumumkan oleh Presiden Joko Widodo, yang menginstruksikan setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah untuk terlibat aktif dalam percepatan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah, salah satunya dengan mengimplementasikan sistem e-procurement yang tertuang di poin kedua nomor 3.
Beberapa perusahaan dalam negeri, baik milik pemerintah maupun swasta, juga sudah mengimplementasikan sistem e-procurement dalam proses pengadaaan barang atau jasa di aktivitas bisnis mereka. Sistem e-Procurement digadang sebagai aspek terpenting dalam proses pengadaan yang efektif, efisien, serta produktif.
Apa Itu Software E-Procurement?
Software pengadaan barang / jasa atau yang umum disebut e-procurement adalah sistem digital yang menghubungkan pembeli dengan penjual (vendor) dalam suatu platform. Dalam sistem e-procurement, vendor harus mengunggah semua dokumen lelang untuk pengajuan serta bukti kualifikasi yang dimiliki untuk mengikuti proses lelang pengadaan.
Setelahnya, vendor akan melewati beberapa tahapan lelang yang perlu dijalani. Jika berhasil melewati beberapa tahapan, maka sistem akan mengirimkan kontrak pengadaan yang perlu dipatuhi vendor sebagai pemenang lelang. Sebaliknya, pengajuan vendor secara otomatis akan ditolak sistem jika tidak lolos kualifikasi.
Sistem e-procurement umumnya dilengkapi dengan fitur-fitur yang terintegrasi dengan program lain serta terotomatisasi untuk mempercepat proses pengadaan yang sedang berjalan. Perusahaan yang mengimplementasikan sistem e-procurement biasanya terhindar dari berbagai jebakan pengadaan yang dilakukan staf atau vendor peserta lelang pengadaan. Misalnya pengadaan barang / jasa berganda, pengadaan yang tidak sesuai spesifikasi, serta biaya-biaya yang dapat menggerus serapan keuntungan perusahaan.
5 Manfaat E-Procurement
Secara prinsip, e-Procurement merupakan perangkat yang digunakan perusahaan untuk menghemat waktu dan pengeluaran operasional. Sudah banyak perusahaan, dari skala menengah hingga besar, yang telah memperoleh manfaat baik ketika mengimplementasikan e-procurement dalam aktivitas operasional bisnis. E-procurement mampu memainkan peran sebagai penjaga stabilitas rantai pasok yang dimiliki oleh perusahaan. Ketika mengimplementasikan e-procurement, perusahaan akan mendapatkan gambaran penuh mengenai proses pembelian bahan baku produksi yang komprehensif, efektif, dan efisien secara biaya.
Perusahaan juga mendapatkan wawasan mengenai profil pemasok (vendor). Spesifikasi yang ditawarkan, penawaran harga, serta performa para vendor merupakan sebagian informasi penting yang bisa didapatkan perusahaan ketika mengimplementasikan e-procurement. Di bagian ini, kami akan ulas beberapa manfaat penting yang akan Anda serap ketika mengimplementasikan e-procurement:
1. Penghematan biaya operasional
Dalam proses pengadaan yang dilakukan secara manual, perusahaan kerap menemukan banyak permasalahan yang akhirnya berdampak pada kerugian ekonomi dalam pembukuan. Permasalahan seperti pengadaan barang / jasa yang berganda, manipulasi volume pengadaan yang dilakukan oleh staf perusahaan, serta biaya pencetakan dokumen pengadaan yang seringkali membebani biaya operasional perusahaan merupakan hal-hal yang sering ditemui oleh perusahaan ketika melakukan aktivitas pengadaan.
Untuk merespons berbagai permasalahan tersebut, banyak perusahaan akhirnya melakukan transisi proses pengadaan dari manual menjadi digital. Dengan mengimplementasikan e-procurement, perusahaan dapat mengawasi aktivitas pengadaan serta memangkas biaya-biaya yang biasanya mengikat ketika dilakukan pada proses pengadaan secara manual.
2. Transparansi biaya pengadaan
Ketika mengimplementasikan e-procurement, Anda memiliki wewenang penuh untuk mengawasi aktivitas pengadaan yang sedang berjalan di sistem. Permasalahan seperti pengadaan berganda atau manipulasi volume pengadaan barang / jasa yang dilakukan oleh staf dapat diminimalisasi secara efektif. Hal tersebut akan menghindari Anda terjebak fraud yang dilakukan oleh staf perusahaan.
Anda juga bisa mengetahui berbagai biaya pengadaan yang timbul atas suatu kontrak pengadaan yang akan atau sedang berjalan. Pengetahuan tersebut dapat Anda gunakan untuk mengambil keputusan bisnis yang sesuai dengan arah kebijakan perusahaan. Ketika pengetahuan tersebut mengemuka di hadapan Anda, tentunya Anda akan memiliki alternatif klausul untuk dikemukakan ketika menegosiasi ulang kontrak dengan vendor.
3. Peningkatan produktivitas bisnis
Sistem e-procurement dirancang untuk menghemat waktu penggunanya. Tujuannya, agar pengguna dapat melakukan aktivitas bisnis lain yang bisa mendorong performa perusahaan ke tingkat yang lebih baik. Dengan e-procurement, Anda tidak perlu lagi meminta staf datang ke kantor vendor untuk melakukan transaksi pengadaan. Anda cukup meminta staf memantau proses pengadaan di e-procurement seraya memintanya melakukan pekerjaan lain yang berhubungan dengan aktivitas bisnis di satu tempat.
Anda juga tidak perlu repot dan menghabiskan waktu membuat draf kontrak baru dengan calon pemasok. Ihwalnya, segala dokumen pengadaan dapat Anda unggah ke sistem e-Procurement untuk bisa diakses oleh calon pemasok. Proses transaksi pengadaan juga dapat berjalan dengan cepat karena fitur otomatisasi yang dimiliki oleh sistem e-Procurement.
4. Pengadaan barang / jasa yang sesuai kebutuhan
Terkadang spesifikasi barang/jasa yang perlu diadakan setiap unit bisnis membuat pengadaan menjadi terkesan tidak praktis. Prosesnya pun seringkali menyimpang dari prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan. Sistem e-procurement dapat menjadi panduan Anda serta tim dari berbagai unit bisnis perusahaan untuk mengelola proses pengadaan yang efektif dan sesuai prosedur.
Secara teknis, sistem akan menolak pengajuan pengadaan yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis, harga serta prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Sistem juga dapat membantu Anda menyortir vendor yang tidak memiliki kualifikasi yang telah diatur di dalam sistem.
5. Penilaian vendor yang lebih adil
Dengan menggunakan e-procurement, penilaian dan seleksi vendor menjadi lebih adil. Mulai dari persyaratan, penilaian, dan hasil evaluasi dapat dilihat oleh semua peserta pengadaan. Dengan pengadaan yang bersifat adil, akan membangun ekosistem kompetisi yang lebih baik.
Tips Memilih Software E-Procurement
Sangat penting bagi Anda untuk terlebih dahulu mengetahui skala bisnis yang sedang perusahaan jalankan. Hal tersebut akan menentukan bagaimana perusahaan menetapkan prosedur pengadaan. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan, prosedur, serta standar tersendiri dalam proses pengadaan. Makanya, Anda perlu menimbang beberapa hal yang terkait. Misalnya kemudahan menggunakan sistem e-procurement, keamanan sistem, integrasi dengan perangkat penghubung yang penting dalam sistem, serta otomatisasi fitur-fitur pada sistem yang memenuhi kebutuhan perusahaan dalam proses pengadaan.
Setelah mengetahui skala bisnis yang perusahaan Anda jalankan, maka langkah-langkah selanjutnya yang perlu Anda pertimbangkan adalah sebagai berikut.
1. Riset Pasar
Lakukan riset sistem e-procurement yang beredar di pasaran untuk mengomparasi layanan, fitur, harga, serta pelayanan purna jual. Setelah mengetahui beberapa sistem yang beredar di pasaran, Anda perlu memeriksa siapa yang pernah atau sedang menggunakan sistem e-procurement yang Anda temukan. Hal ini untuk meyakinkan Anda bahwa sistem tersebut dapat memenuhi kebutuhan Anda dalam proses pengadaan perusahaan.
2. Hubungi Vendor
Setelah menemukan sistem e-procurement yang sesuai, hubungi vendor yang menjual sistem tersebut. Uraikan kebutuhan serta tujuan perusahaan Anda dalam mengimplementasikan e-procurement. Tanyakan juga kepada vendor berbagai hal teknis yang perlu Anda pahami sampai jelas. Seperti fitur khusus, integrasi program, serta otomatisasi proses dalam sistem.
3. Konsultasikan dan Pastikan
Jika Anda merasa sudah cukup jelas dengan penjelasan vendor, dan ternyata sistem yang Anda butuhkan ada di katalog mereka, maka Anda perlu langsung melakukan pembelian. Mintalah kepada vendor untuk melakukan pelatihan implementasi sistem bagi internal perusahaan. Ingat, jangan ragu untuk banyak berkonsultasi dengan vendor mengenai hal-hal teknis yang Anda temukan di dalam sistem.
4. Alternatif: Jasa Software House
Jika Anda tidak menemukan produk yang sesuai dengan kebutuhan serta kepentingan perusahaan, maka menyewa jasa software house merupakan salah satu langkah efektif. Dengan software house, Anda akan lebih banyak terlibat dalam perancangan sistem e-procurement hingga menjadi sistem yang dapat diandalkan dalam aktivitas bisnis perusahaan.
Software house yang merancang sistem Anda biasanya akan aktif berdiskusi dengan Anda perihal teknis untuk memudahkan ketika mengimplementasikan sistem. Sistem e-procurement yang Anda rancang sendiri adalah bentuk investasi jangka panjang yang menghindarkan Anda dari biaya penggunaan sistem yang biasanya dibayarkan dalam periode berjalan saat Anda menggunakan layanan sistem dari vendor.
5. Selalu Siaga!
Anda juga perlu bersiap dengan dinamika yang terjadi di perusahaan Anda serta perkembangan teknologi terkini. Dengan terus bersiap, Anda dapat mengetahui kapan Anda perlu melakukan pembaruan, penambahan, ataupun pengurangan fitur pada sistem secara berkala.
