Banyak perusahaan menyadari pentingnya transisi manajemen bisnis ke ranah digital demi mempertahankan eksistensi di pasar. Salah satu langkah yang dilakukan banyak perusahaan adalah dengan mengimplementasikan sistem BI (Business Intelligence).

Kenapa? Sebab sistem BI ini mampu mendorong para pemangku kepentingan untuk merumuskan kebijakan bisnis yang penting, efektif, dan efisien. Sistem BI menjelma sebagai aspek penting di dunia bisnis. Keberadaannya membuat banyak perusahaan bergerak ke dimensi baru dalam hal manajemen bisnis.

Dalam beberapa tahun terakhir, sistem BI memiliki market size yang amat besar dan diprediksi akan terus bertumbuh pesat. Riset yang dirilis Statista menyebutkan bahwa nilai pasar sistem BI beserta aplikasi software analitik lain secara global akan alami pertumbuhan dari US$14.9 miliar pada 2019 menjadi US$17.6 miliar pada 2024.

Pertumbuhan nilai pasar tersebut merupakan salah satu bukti bahwa ada kebutuhan yang amat besar dari para pemangku kepentingan dunia bisnis terhadap sistem teknologi yang memudahkan aktivitas bisnis. Dengan banyak mengimplementasi sistem teknologi di perusahaan, mereka akan terhindar dari banyak jebakan maupun kerugian bisnis. Hal tersebut akan membuat perusahaan memiliki jaminan untuk menjadi entitas yang berkelanjutan.

Apakah Business Intelligence itu?

Business Intelligence (BI) adalah suatu teknik atau sistem teknologi yang berperan mengumpulkan serta mengolah data yang memiliki jumlah besar untuk menghasilkan informasi penting serta akurat bagi kepentingan bisnis suatu perusahaan.

Looker, salah satu tools Business Intelligence

Implementasi sistem BI yang baik akan membuat Anda mudah mengambil keputusan dan merumuskan kebijakan penting bagi bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Perusahaan yang mengimplementasikan sistem BI cenderung mampu membuat kebijakan strategis yang efektif bagi bisnis. Perusahaan mampu terhindar dari jebakan informasi yang tidak akurat dalam setiap pengambilan keputusan.

Manfaat Penting Bussiness Intelligence Bagi Bisnis

Sistem BI mampu membuat penggunanya memahami dengan baik dan jelas setiap informasi kompleks. Pengguna tersebut akhirnya dapat merumuskan banyak kebijakan penting bagi keberlangsungan bisnis yang dijalani. Manfaat penting yang dapat ditemukan ketika Anda mengimplementasikan sistem BI bagi bisnis Anda adalah meningkatnya produktivitas bisnis.

Produktivitas ini muncul sebagai dampak terintegrasinya secara baiknya keputusan atau kebijakan, sesuai dengan konteks bisnis, serta bersifat keberlanjutan. Sistem BI juga dapat membantu Anda menemukan permasalahan yang sedang terjadi dalam aktivitas bisnis, serta melahirkan solusi praktis untuk meresponsnya.

Di bawah ini kami uraikan beberapa manfaat penting yang bisa didapatkan jika Anda mulai mengimplementasikan sistem BI bagi bisnis yang dijalani.

1. Kemudahan untuk Menentukan Kebijakan Penting Dalam Bisnis

Penentuan kebijakan penting dalam bisnis biasanya dilakukan berdasarkan data dan informasi yang tersedia pada periode tertentu. Data dan informasi yang tersedia biasanya sudah memiliki hierarki masing-masing. Namun, untuk merumuskan kebijakan penting yang sesuai dengan konteks yang diharapkan, perusahaan akan membagi lagi beberapa data dan informasi yang akan dipindahkan ke dalam hierarki baru.

Jika proses penentuan kebijakan tersebut dilakukan secara manual, jelas akan merepotkan serta membuang waktu Anda. Ujungnya, ini juga akan berdampak pada efektivitas dan produktivitas perusahaan Anda. Sistem BI hadir untuk mempercepat pengumpulan, pengolahan, serta pemanfaatan data dan informasi yang perusahaan Anda miliki.

Salah satu alasan penting banyak perusahaan mengimplementasikan sistem BI adalah mereka mendapatkan kemudahan untuk menentukan kebijakan penting yang kontekstual, terhubung dengan setiap lini bisnis, serta berkelanjutan. Sistem BI dapat mengonsolidasi, mengolah, serta menganalisis data dan informasi secara komprehensif. Kemampuan tersebut akan memberikan Anda banyak wawasan penting mengenai hal-hal yang telah atau sedang terjadi dalam setiap aktivitas bisnis.

2. Sumber Daya Data dan Informasi Yang Akurat

Kualitas kebijakan bisnis yang buruk biasanya berawal dari pengambilan keputusan yang dirumuskan dengan menggunakan data dan informasi yang tidak akurat. Ketidakakuratan data dan informasi bermula dari proses pengumpulan serta pengolahan data secara manual.

Anda perlu memahami bahwa akan selalu ada kesalahan manusia dari setiap aktivitas bisnis yang dilakukan secara manual. Pengumpulan dan pengolahan data merupakan aktivitas yang sangat merepotkan dan melelahkan. Anda akan butuh banyak waktu, tenaga kerja, dan biaya untuk dapat memiliki sumber daya data dan informasi yang akurat namun dikelola secara manual.

Sistem BI dapat meringkas proses pengumpulan serta pengolahan data tersebut dalam waktu cepat. Sistem ini pun mampu mengekstrak data dan informasi dalam jumlah besar menjadi sumber daya yang terstruktur, akurat, dan dapat diandalkan.

Sumber daya tersebut menjadi modal penting bagi Anda ketika merumuskan kebijakan perusahaan terkait aktivitas bisnis yang akan dijalankan di masa depan. Dengan sistem BI, Anda juga dapat melakukan visualisasi data yang membuat Anda memahami sumber daya data dan informasi yang dimiliki secara lebih baik.

3. Pengukuran Kinerja serta Capaian Perusahaan dengan KPI (Key Performance Indicator)

Produktivitas dan efektivitas suatu perusahaan biasanya diukur dengan metric yang dinamakan KPI (Key Perfomance Indicator). Banyak perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur capaian bisnis yang didasari target perusahaan, produktivitas para staf, serta efektivitas kebijakan di masa lalu.

Business Intelligence untuk mengukur KPI. Sumber: Kyubit Business Intelligence

Ketika diimplementasi dengan baik, sistem BI akan memberikan Anda keleluasaan dalam hal pengukuran kinerja serta capaian perusahaan dengan berbagai indikator kunci terkait aktivitas bisnis yang telah atau sedang dijalankan. KPI ini akan memudahkan Anda untuk menginterpretasikan kondisi dan situasi yang dihadapi oleh perusahaan.

4. Wawasan Mengenai Tren Pasar

Sistem BI memungkinkan Anda untuk terus mendapat wawasan terbaru mengenai dunia bisnis. Misalnya meliputi perkembangan industri, tren pasar, serta perilaku konsumen yang membuat perusahaan dapat mengantisipasi kebutuhan atau permintaan yang muncul di masa depan. Wawasan tersebut akan berguna dalam rapat pengambilan keputusan bersama tim produksi, pemasaran, dan penjualan. Perusahaan dapat merancang strategi untuk terus produktif menawarkan produk serta pelayanan bisnis yang sesuai dengan kebutuhan dan permintaan pasar.

5. Meningkatkan Tata Kelola Data

Untuk menghasilkan output BI yang penuh insight dan akurat, memerlukan tata kelola data yang baik. Dengan implementasi BI ini, sedikit banyak akan memaksa para pemangku kepentingan untuk memperbaiki tata kelola data.

Tips Memilih Sistem BI yang Ideal

Alasan mengapa sistem BI penting bagi setiap perusahaan adalah karena ia menawarkan kemudahan dan kemutakhiran dalam proses pengumpulan dan pengolahan data. Kemampuan ini akan meningkatkan produktivitas serta efektivitas yang dicapai oleh perusahaan. Dengan menyadari betapa pentingnya sistem BI dalam operasi bisnis yang berkelanjutan, banyak pula perusahaan yang memilih untuk memberikan perhatian khusus pada sistem BI yang mereka implementasikan. Beberapa bahkan menganggap bahwa sistem BI merupakan bentuk investasi yang efektif bagi perusahaan mereka.

Jika Anda tertarik untuk mulai mengimplementasikan sistem BI, ada beberapa faktor yang perlu Anda pahami sebelum akhirnya memilih sistem BI yang ideal bagi perusahaan Anda.

1. Prioritas

Pahami target, sumber daya, serta kebutuhan perusahaan Anda ketika memutuskan untuk mengimplementasikan sistem BI. Dengan memahami target dan prioritas bisnis perusahaan Anda dalam jangka waktu tertentu, Anda akan mengetahui sistem BI yang ideal untuk membantu perusahaan Anda mencapainya.

Checklist kebutuhan Business Intelligence untuk menentukan prioritas. Sumber: SelectHub

Selain itu, Anda juga perlu melihat kembali sumber daya yang perusahaan Anda miliki sebelum akhirnya mengimplementasikan sistem BI. Apakah perusahaan Anda memliki banyak data yang perlu dikonversi menjadi informasi? Data seperti apa yang ingin Anda kelola dengan sistem BI? Ini dan pertanyaan-pertanyaan lain yang berkaitan dengan sumber daya data yang perusahaan Anda miliki akan jadi tolak ukur untuk memilih sistem BI yang tepat.

Setelah mengetahui target serta sumber daya yang dimiliki, Anda perlu melihat kembali kebutuhan Anda jika ingin mengimplementasikan sistem BI. Beberapa sistem BI memiliki keunggulan yang berbeda sehingga Anda patut memahami kebutuhan teknis perusahaan dalam implementasi sistem BI.

2. Kompatibilitas

Teknologi informasi terus berkembang pesat mengikuti kebutuhan masyarakat. Untuk berada pada tingkatan perkembangan yang sama, suatu sistem teknologi informasi memerlukan pembaruan yang kompatibel. Anda patut menghindari pembelian produk sistem BI yang tidak kompatibel dengan perangkat yang perusahaan Anda miliki. Sistem BI yang tidak kompatibel akan mengganggu Anda dalam hal pengelolaan sumber daya data yang dimiliki. Anda akan menemukan banyak kendala yang membuat proses pengambilan keputusan menjadi tidak efektif.

3. Kemudahan Penggunaan

Setelah memerhatikan kompatibilitas sistem, hal berikutnya yang perlu Anda pertimbangkan adalah kemudahan penggunaan yang ditawarkan suatu sistem BI. Cara terbaik adalah dengan memilih sistem BI yang familiar dengan perusahaan Anda.

Periksa kembali sistem informasi teknologi yang perusahaan Anda miliki sekarang. Mulailah dari sistem yang ada untuk memilih sistem BI yang memudahkan Anda ketika diimplementasikan. Jika perusahaan Anda mengimplementasikan Microsoft Excel, maka Anda bisa memilih sistem BI yang memiliki kemudahan penggunaan seperti Anda menggunakan Excel.

4. Visualisasi Data

Kemampuan memvisualisasikan data menjadi salah satu faktor penting bagi Anda untuk memilih sistem BI yang ideal. Visualisasi Data yang dilakukan sistem BI akan membawa Anda ke dimensi baru dalam hal menginterpretasikan atau bahkan memaparkan data. Data yang tervisualisasi dengan apik biasanya akan membuat Anda cepat mengambil keputusan karena disajikan secara komprehensif.

5. Harga

Fungsi memengaruhi harga. Semakin banyak fungsi yang dimiliki oleh suatu sistem BI, maka akan semakin mahal harganya. Jika perusahaan Anda lebih menekankan fungsionalitas suatu sistem, maka Anda perlu bersiap untuk merogoh kocek yang dalam untuk membeli suatu sistem BI.

Ada juga beberapa sistem BI yang bisa didapatkan secara gratis. Salah satunya Google Data Studio. Namun, perlu Anda ketahui bahwa produk sistem BI yang gratis umumnya hanya menawarkan layanan yang terbilang dasar. Ada kemungkinan Anda akan menemukan hal-hal teknis yang tidak berjalan optimal.

Bijaknya, diskusikan dengan para pemangku kepentingan di perusahaan Anda terkait pemilihan sistem BI yang hendak dibeli. Pertimbangkan harga dari beberapa produk sistem dengan memahami kembali hal-hal teknis yang perusahaan Anda butuhkan dalam suatu sistem.

Jika beberapa produk sistem BI yang beredar di pasaran dianggap tidak akan mampu memenuhi kebutuhan bisnis Anda, maka menyewa jasa software house yang profesional merupakan langkah efektif yang bisa ditempuh. Dengan menyewa jasa software house yang profesional, Anda memiliki banyak kesempatan untuk terlibat langsung dalam perancangan sistem yang dikehendaki.

Pilihlah software house yang berpengalaman, interaktif, serta memiliki pelayanan purna jual yang berorientasi pada kepuasan pengguna. Ketika implementasi sistem sudah berjalan, jangan ragu untuk terus melakukan komunikasi dengan software house yang Anda sewa terkait hal-hal teknis yang akan muncul namun belum Anda pahami.

Business Intelligence (BI): Definisi, Manfaat, dan Tips Memilih