Finance Magnate memperkirakan bahwa pada tahun 2025 hampir 75% transaksi di seluruh dunia bersifat cashless. Hal ini dapat dibuktikan dengan pengalaman ketika berkunjung ke beberapa kafe untuk menikmati sajian. Ketika melakukan pemesanan atau pembayaran di kasir, Anda akan melihat sebuah perangkat pembayaran yang mendukung pembayaran cashless. Perangkat yang sering Anda lihat tadi disebut dengan aplikasi POS (Point of Sale), beserta perangkat keras pendukungnya. Perangkat aplikasi POS telah banyak memberikan kemudahan transaksi pembayaran bagi para penggunanya. Selain memiliki fungsi sebagai alat transaksi pembayaran, perangkat aplikasi POS juga dapat berperan sebagai aset yang bernilai bagi bisnis Anda. Jika digunakan secara cermat, Anda akan memperoleh banyak manfaat dari aplikasi POS, yang dapat membantu pengambilan keputusan bisnis yang efektif dan tepat.
Acong, salah satu kerabat penulis, lima tahun yang lalu mulai merintis bisnis kedai kopi di tengah maraknya tren pada saat itu. Di tahun pertama bisnisnya, dia mengalami kesulitan melakukan pelacakan arus penjualan dan keuangan karena masih menggunakan metode klasik di setiap transaksinya, menggunakan nota. Setiap malam seusai operasional toko ditutup, dia selalu berurusan dengan banyak lembaran nota di hadapannya. Dia dituntut untuk teliti melakukan pelaporan. Pada akhirnya, dia menyerah.
Di tahun kedua bisnisnya, dia memutuskan untuk menggunakan layanan perangkat aplikasi POS yang beredar di pasaran. Dia berlangganan paket layanan yang paling mahal karena merasa bisnisnya akan berkembang pesat dalam waktu yang tidak lama. Hal ini dapat dilihat dari kerepotannya melakukan pelaporan setiap malam. Sepanjang tahun kedua, Acong mengulik banyak informasi yang terkandung dalam sistem perangkat aplikasi POS bisnisnya. Dia banyak menemukan wawasan bisnis yang memudahkannya mengambil keputusan yang efisien serta efektif bagi bisnisnya.
Di tahun ketiga bisnisnya, dia memutuskan untuk menambah unit usaha yang menuntut dia untuk melakukan pelaporan ekstra. Dia kemudian memutuskan untuk menyewa jasa software house untuk membangun sistem perangkat aplikasi POS yang dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnisnya.
Apa itu POS (Point of Sale)?
Perangkat aplikasi POS (point of sale) adalah perangkat yang berfungsi sebagai alat pembayaran transaksi yang terjadi dalam sebuah bisnis. Perangkat aplikasi POS lebih sering ditemukan di bisnis ritel karena tipe bisnis ini memungkinkan untuk berhadapan langsung dengan pelanggan. Namun, perangkat aplikasi POS juga dapat digunakan oleh bisnis yang memiliki aktivitas operasional yang kompleks seperti distributor.
Aplikasi POS merupakan gerbang arus keuangan dan operasional bisnis Anda. Data yang terkandung dalam aplikasi POS merupakan aset berharga. Jika data ini diolah dengan efektif, akan menghasilkan informasi menarik yang dapat menjadi modal penting dalam setiap pengambilan keputusan bisnis.
Tidak hanya menawarkan kepraktisan pembayaran dalam aktivitas bisnis, aplikasi POS juga mampu memudahkan peran para pemilik bisnis di sektor yang bersifat manajerial. Pemilik bisnis cukup menarik kesimpulan dalam pengambilan keputusan berdasarkan rekapitulasi data yang ditarik dari sistem aplikasi POS.
Manfaat Aplikasi POS
1. Manajemen Inventori
Acong tidak hanya memanfaatkan perangkat aplikasi POS sebagai alat pembayaran di setiap aktivitas bisnis kedainya. Namun, dia juga memanfaatkan fitur-fitur di perangkat aplikasi POS sebagai wahana berpikir dalam pengambilan keputusan bisnisnya. Fitur manajemen inventori yang ada di dalam aplikasi POS berfungsi sebagai alat pengendali stok bahan baku.
Sebelum menggunakan aplikasi POS, Acong selalu merasakan bisnisnya rugi karena tidak cermat dalam membaca laporan penjualan. Setelah menggunakan aplikasi POS, proses belanja bahan baku yang dilakukan Acong menjadi lebih terukur dan terarah. Tidak ada lagi yang namanya kelebihan dalam pembelian bahan baku. Contohnya susu yang basi, terbuang hingga menyebabkan kerugian bisnis. Acong hanya akan membeli bahan baku yang menurutnya memang diperlukan agar dapat memberikan performa bisnis yang efektif.
2. Mendekatkan Bisnis dengan Pelanggan
Selain memudahkan pemilik bisnis memutuskan pembelian bahan baku, aplikasi POS juga membantu pemilik bisnis untuk memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan. Melalui aplikasi POS, pemilik bisnis dapat melihat karakter serta perilaku membeli pelanggan dalam periode waktu tertentu.
Dengan mengetahui karakter serta perilaku membeli pelanggan, pemilik bisnis dapat memikirkan ide-ide pemasaran yang dapat menunjang aktivitas penjualan. Data pembelian pelanggan yang tersimpan di dalam perangkat aplikasi POS dapat menjadi senjata bagi pemilik bisnis untuk menerapkan strategi customer retention.
3. Kemudahan dalam Mengatur Rantai Pasok yang Berkelanjutan
Aplikasi POS juga dapat membantu pemilik bisnis memilih vendor atau pemasok yang efektif untuk kelangsungan bisnisnya. Dengan aplikasi POS, pemilik bisnis dapat melacak serta mengawasi efektivitas vendor yang sedang terlibat di dalam aktivitas bisnis.
Kualitas produk, kecepatan pengiriman, keberlanjutan stok, serta harga beli menjadi data yang penting untuk didapatkan oleh pemilik bisnis dari perangkat aplikasi POS. Data tersebut berperan penting dalam proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pemilik bisnis. Pengaturan rantai pasok yang efektif tentu berpengaruh terhadap besaran margin yang dapat diserap dari bisnis yang Anda miliki.
Kembali ke kasus Acong, ia dapat membuat klasifikasi dari setiap pemasok yang bekerja sama dengan bisnisnya hanya dengan menggunakan perangkat aplikasi POS. Tidak semua pemasok bisnis mampu menyuplai setiap periode yang dibutuhkan oleh Acong. Untuk itu, Acong membuat daftar pemasok di perangkat aplikasi POS yang disertai dengan otomatisasi sistem ketika bisnisnya sudah memasuki agenda pembelian bahan baku ke beberapa pemasok yang mampu memenuhi permintaan di periode tersebut. Selain itu, pembayaran tagihan ke pemasok juga dapat diatur Acong dalam sistem perangkat aplikasi POS yang dimilikinya.
Tips Memilih Aplikasi POS yang Tepat
1. Mengetahui situasi atau kondisi bisnis yang dijalani
Anda perlu mengukur kapasitas dan kapabilitas bisnis sebelum memilih perangkat aplikasi POS untuk bisnis Anda. Mengenali kebutuhan bisnis, akan membantu Anda dalam mengambil keputusan bisnis yang tepat.
Jika Anda adalah pemilik bisnis cloud kitchen, maka Anda memerlukan perangkat aplikasi POS yang dapat mengatur aktivitas penjualan, operasional, keuangan, serta rantai pasok dalam bisnis Anda. Namun jika Anda adalah pelaku usaha distribusi, Anda akan membutuhkan perangkat aplikasi POS yang mampu melakukan otomatisasi sistem yang berfungsi untuk melacak serta mengawasi aktivitas distribusi pada waktu berjalan.
Kami pernah membedah kebutuhan software suatu bisnis di artikel ini.
2. Melakukan riset fitur, harga, dan dukungan layanan
Setelah mengetahui kebutuhan yang dimiliki, Anda perlu melakukan komparasi layanan yang ditawarkan oleh beberapa penyedia. Biasanya penyedia layanan membagi layanannya menjadi beberapa paket yang disesuaikan dengan skala bisnis calon pengguna. Tentunya produk-produk tersebut memiliki harga yang berbeda sesuai dengan fitur dan keunggulan tertentu yang tersedia di dalamnya.
Jika Anda baru merintis bisnis kuliner secara daring misalnya, yang mengandalkan penjualan via layanan pesan antar, maka Anda cukup berlangganan perangkat aplikasi POS yang bersifat dasar. Yang berfungsi untuk mengotomatisasi pesanan serta pelacakan riwayat transaksi ketika agenda pelaporan penjualan tiba. Namun jika bisnis Anda memiliki aktivitas operasional yang kompleks, seperti bisnis distributor, maka Anda perlu memilih perangkat aplikasi POS yang lebih canggih. Aplikasi POS yang memungkinkan Anda untuk lebih leluasa mengakses sistem informasi bisnis Anda.
3. Mempertimbangkan efektivitas serta rencana jangka panjang
Efektivitas suatu operasi bisnis biasanya mengacu pada budget serta rencana jangka panjang suatu perusahaan. Menghabiskan seluruh budget hanya untuk menyewa jasa professional untuk membangun perangkat aplikasi POS yang canggih bagi bisnis rintisan tentu bukanlah suatu tindakan yang bijak.
Namun jika bisnis Anda memiliki aktivitas operasional yang kompleks, tentu menyewa jasa profesional atau software house adalah tindakan yang tepat. Selain dapat melakukan kustomisasi fitur pada perangkat, Anda memiliki keleluasaan dalam hal pengaturan, integrasi, serta otomatisasi fitur yang ada di dalam perangkat. Tips memilih software house yang sesuai bagi rencana bisnis Anda pernah kami jabarkan di artikel ini.
