Pentingnya Quality Management System bagi Perusahaan

Quality Management System (QMS) atau sering dikenal sebagai Sistem Manajemen Mutu (SMM) merupakan kemampuan perusahaan dalam menjaga mutu produk atau jasa yang ditawarkan. Seberapa jauh pentingnya QMS bagi perusahaan dan bagaimana cara efektif untuk meningkatkan QMS lebih lanjut, akan dibahas dalam artikel ini. Simak terus ya!

Berbicara tentang QMS, banyak orang masih mempertanyakan perbedaannya dengan QA dan QC. Tentu saja, ketiganya memiliki peran dan tanggung jawab berbeda, meskipun berada dalam satu divisi yang sama.

QMS berperan untuk memastikan proses bisnis perusahaan berjalan sesuai persyaratan sistem manajemen mutu yang berlaku. QA (Quality Assurance) berperan menjamin proses produksi sesuai standar panduan konsumen. Sementara, QC (Quality Control) bertugas untuk mengendalikan mutu produk sesuai harapan konsumen.

Mengenal ISO 9001, QMS Skala Internasional Terpopuler

Menurut ASQ (American Society for Quality), QMS merupakan sistem formal yang mendokumentasikan proses, prosedur, dan tanggung jawab untuk mencapai kebijakan-kebijakan mutu dan sasaran-sasaran mutu.

Alasan disebut sistem formal karena QMS berbentuk kerangka kerja yang dibuat oleh institusi penyusunnya dan terdiri dari sejumlah penilaian kriteria.

Apabila suatu perusahaan memenuhi kriteria yang sudah ditetapkan dalam QMS, maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut sudah memenuhi standar mutu suatu wilayah.

Skala wilayah yang dimaksud tergantung seberapa luas cakupan institusi penyusun QMS sebagai acuan implementasi. Misalnya, QMS di Amerika Serikat ada MBNQA, di benua Eropa ada EQA, dan skala internasional ada ISO 9001.

Dalam artikel ini, akan dibahas salah satu QMS paling populer dan banyak diterapkan di seluruh dunia, yaitu ISO 9001 yang dikeluarkan oleh International for Standardization. ISO 9001 terbit tahun 1987 dan berfokus pada manufaktur. Standar ini pun mengalami beberapa revisi sampai pada tahun 2015. Beberapa perubahannya yaitu memasukkan harapan pihak yang berkepentingan dan mencantumkan konsep risiko.

Quality Management System ISO 9001 Menurut Pakar

Berikut ini penjelasan Quality Management System ISO 9001 menurut kanal YouTube Hermansyah RMC.

Prinsip Dasar Quality Management System

Berdasarkan ISO 9001:2015, terdapat 7 prinsip dasar QMS sebagai pedoman terhadap peningkatan kinerja organisasi, diantaranya sebagai berikut:

1. Fokus Pelanggan – prinsip ini berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan, bahkan melampaui harapan pelanggan.
2. Kepemimpinan – prinsip kepemimpinan bertujuan untuk menetapkan dan menentukan tujuan, arah, serta menciptakan kondisi dimana orang-orang terlibat untuk mencapai sasaran organisasi.
3. Keterlibatan Orang – keterlibatan orang dari semua tingkatan merupakan hal terpenting untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam menciptakan dan memberikan nilai.
4. Pendekatan Proses – hasil yang konsisten dapat tercapai lebih efektif, apabila aktivitas-aktivitas dapat dimengerti dan dikelola sebagai rangkaian proses yang saling terkait serta berfungsi sebagai sistem yang utuh.
5. Peningkatan – setiap organisasi harus berfokus pada upaya perbaikan atau peningkatan untuk mencapai kesuksesan.
6. Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti – setiap pengambilan keputusan harus berdasarkan analisis dan evaluasi data untuk mencapai hasil yang diharapkan.
7. Manajemen Hubungan – menjaga hubungan yang baik dengan pihak-pihak berkepentingan sangat penting untuk mempertahankan kesuksesan, seperti supplier dan sebagainya.

Manfaat Implementasi ISO 9001

Sertifikasi ISO 9000 diperoleh melalui audit pihak ketiga yaitu badan sertifikasi yang sudah terakreditasi oleh negara, bukan konsumen itu sendiri. Dengan penerapan standar ISO 9000, akan membantu mengurangi berbagai macam audit mutu.

Selain itu, implementasi ISO 9001 juga memiliki beberapa manfaat yang akan diperoleh diantaranya sebagai berikut:

1. Meningkatkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan.
2. Meningkatkan produktivitas perusahaan dan market gain.
3. Meningkatkan motivasi, moral, dan kinerja karyawan.
4. Menjamin kualitas produk dan proses.
5. Sebagai sistem terdokumentasi.
6. Meningkatkan komunitas internal.
7. Meningkatkan image yang positif.
8. Meningkatkan cost efficiency.

Tips Meningkatkan Implementasi Quality Management System (QMS) ISO 9001

Ada banyak perusahaan yang telah belajar mendalami tentang ISO 9001, mulai dari types of Quality Management Systems, Quality Management System example, 12 elements of Quality Management System hingga mendapatkan sertifikasi ISO 9001.

Namun, banyak diantara mereka yang mengalami kesulitan mempertahankan Sistem Manajemen Mutu dan mengalami penurunan kinerja pada periode berikutnya.

Nah, untuk meningkatkan upaya implementasi ISO 9001 sebagai Quality Management System perusahaan, berikut ini tips yang bisa Anda terapkan.

1. Berkomitmen untuk Perbaikan

Penerapan ISO akan berjalan baik, apabila manajemen menjadi pihak pertama dalam berkomitmen untuk mengidentifikasi apa saja permasalahan yang ada dalam organisasi, mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses, serta menerapkan ide-ide yang lebih baik. Dengan menerapkan tips ini secara konsisten, maka semua orang pun akan mengikuti.

2. Lakukan Analisis dan Self-Assessment

Selanjutnya, organisasi perlu melakukan identifikasi kesenjangan antara apa yang sedang dilakukan dengan apa yang seharusnya dilakukan. Untuk mencapainya, Anda perlu mewawancarai pekerja di titik kontrol kritis, meninjau prosedur, serta mengamati proses yang terjadi. Lalu, perbaiki atau hapus langkah-langkah yang tidak menambah nilai proses.

3. Sertakan Semua Orang dalam Program Pelatihan

Ingat, suatu sistem yang terbentuk merupakan tanggung jawab semua orang. Oleh karena itu, setiap orang harus terlibat dalam meningkatkan kualitas produk, layanan, dan produk.

Begitu pula program pelatihan dalam organisasi yang wajib diikuti oleh semua karyawan, baik lama maupun baru untuk mempromosikan pengetahuan, menghasilkan keterampilan, serta mengurangi resistensi saat penerapan ide-ide demi perbaikan.

4. Tentukan Tujuan dan Sasaran yang Jelas

QMS harus memiliki tujuan yang jelas untuk dicapai bersama-sama dengan target waktu yang ditentukan. Dengan demikian, akan  terlihat berapa jarak organisasi saat ini dengan tujuan yang akan dicapai.

5. Pastikan Ada Indikator Kinerja Utama (KPI)

KPI yang digunakan harus mampu menyampaikan informasi terkait efisiensi dan efektivitas proses yang dijalankan serta mengidentifikasi kemungkinan potensi masalah muncul.

6. Dengarkan Saran dari Karyawan dan Pelanggan

Tidak sedikit ide-ide perbaikan besar justru datang langsung dari pelanggan yang menggunakan dan mengolah produk. Oleh karena itu, ciptakan sistem yang memungkinkan pelanggan untuk berbagi ide perbaikan.

7. Berikan Apresiasi

Apresiasi sangat penting untuk mendorong partisipasi dari seluruh bagian organisasi atas pekerjaan dan ide-ide mereka. Tidak harus berbentuk uang, pengakuan publik sederhana dalam rapat dapat memberikan efek besar dalam mengangkat moral pekerja.

8. Buat Sistem yang Sederhana

Sistem yang rumit dan kompleks tidak menjamin yang terbaik. Sebaiknya, lakukan evaluasi sistem dan pastikan sistem tersebut logis atau sederhana.

9. Buat Grup Kualitas

Dalam banyak organisasi, sering ditemukan adanya  keengganan berbagai informasi. Nah, untuk memunculkan evaluasi proses, rekomendasi perbaikan, dan komunikasi efektif antar departemen, kumpulkanlah orang-orang dari daerah berbeda dalam satu grup.

10. Bentuk Pola Pikir yang Fokus pada Perbaikan

Identifikasi masalah itu penting, namun organisasi harus selalu berfokus pada perbaikan.  Apabila manajer terus-menerus berfokus pada kegagalan, maka pola pikir kualitas tidak akan pernah tercapai.

---

Implementasi ISO yang berhasil membutuhkan komitmen yang tinggi dari manajemen dan seluruh karyawan perusahaan. Oleh karena itu, perlu kerjasama yang baik dari seluruh elemen dalam mencapai Quality Management System yang sudah ditetapkan.