Di era digital ini, kepemilikan website merupakan sebuah kebutuhan hampir setiap bisnis. Selain sebagai representasi usaha yang dijalankan, keberadaan website juga dapat membantu membangun dan merekatkan hubungan perusahaan dengan target market. Selain itu, bagi usaha toko online, sebuah website adalah sarana dari bisnis itu sendiri.
Karena peranannya yang tak terbatas pada sektor tertentu, sistem penggunaan website pun turut berevolusi seiring berkembangnya industri. Dahulu pembangunannya harus melibatkan sumber daya yang ahli di bidang IT. Namun, kini tersedia Content Management System (CMS) yang dapat diaplikasikan para pengusaha untuk membangun situs bisnisnya secara instan.
Keunggulan CMS yang menyederhanakan manajemen konten situs memancing banyak perusahaan di seluruh dunia untuk menggunakannya. Tak heran jika pangsa pasar dari software ini terbilang cukup besar. Pada tahun 2021, Statista memperkirakan market size global dari CMS dapat mencapai US$43.1 miliar. Jumlah ini juga diprediksi bakal terus tumbuh dengan CAGR 0.6% hingga tahun 2024.
Meski punya tujuan yang berbeda-beda pada tiap situs web, CMS punya peranan penting dalam pembuatan dan pengelolaan konten. Artikel ini akan membantu Anda memahami lebih lanjut mengenai Software CMS. Dimulai dengan definisinya, manfaat, serta tips memilih sistem mana yang cocok untuk usaha Anda.
Apa itu CMS?
Content Management System atau disingkat CMS adalah software atau sistem yang berfungsi mengatur dan memublikasikan konten-konten dalam suatu website. Sistem ini dapat berlaku pada beragam bentuk situs web. Bisa berupa company profile, blog, forum, hingga toko online atau e-commerce.
Biasanya, konten web disimpan dan dikelola dalam suatu Database Managemenat System (DBMS). Pengaturan menggunakan DBMS ini membutuhkan perintah (command) tertentu yang tidak dapat diakses oleh pengguna awam. Namun, CMS mampu menyajikan data yang sama melalui user interface (UI) dalam bentuk visual, sehingga pengguna tanpa dasar pengalaman teknis pun dapat mengimplementasikannya.
Jika Anda ingin melakukan pengelolaan website perusahaan dengan mudah dan instan, CMS punya beberapa manfaat dalam pengembangan bisnis. Meski tidak memiliki kemampuan terkait dunia programming dan coding, pengguna awam sekalipun dapat menggunakannya. Berbagai pilihan CMS pun menyediakan sejumlah template yang dapat dipilih sebagai layout situs.
Beragam Manfaat CMS
Jika memutuskan untuk menggunakan CMS untuk membangun dan mengelola konten situs web perusahaan, ada beberapa manfaat dan kelebihan yang bisa diperoleh bisnis Anda. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Manajemen Situs yang Praktis dan Teratur
Dengan menggunakan Content Management System, proses pembuatan situs yang Anda inginkan akan berjalan lebih cepat. Umumnya, CMS menyediakan sejumlah template yang bisa dipakai ketika membangun website. Ini memberikan Anda pilihan untuk melakukan kreasi dan kostumisasi tampilan situs dengan tema yang diinginkan.
Tak hanya mempermudah pembuatan website, CMS juga mempermudah publikasi dalah situs tersebut. Dengan tampilan yang tidak melibatkan DBMS dan coding, sangat mudah melatih pengguna baru agar terbiasa menggunakan software ini untuk mengunggah konten.
Selain memublikasikan konten, manajemen setiap konten dan halaman website yang berjumlah sangat besar juga mudah dilakukan dengan CMS. Fitur-fitur seperti pencarian, tagging, kategori, serta filter, dapat membantu user mengelola konten tanpa mesti berurusan dengan kerumitan sistem database secara langsung.
2. Sarana Kolaborasi User
CMS memiliki sifat yang kolaboratif. Ini berarti, Anda dapat bekerja sama dengan sejumlah pengguna lainnya dalam ruang penyimpanan yang sama pada waktu bersamaan. Dengan menggunakan CMS, pengguna juga dapat berkolaborasi dengan para pengguna lainnya dalam hal pengelolaan konten situs web.
Melalui fitur ini, sebuah website dimungkinkan untuk mempunyai banyak pengguna dengan kategori yang berbeda-beda. Misalnya, Anda dapat mengatur seorang pengguna hanya diposisikan sebagai sebatas guest atau pada kategori lainnya. Misalnya sebagai contributor, author, editor, ataupun administrator. Semua kategori tersebut memiliki level akses atau kapabilitas penggunaan yang berbeda pada CMS.
3. Sistem Ramah Pengguna
Selain kolaboratif, Content Management System juga memiliki sifat ramah pengguna. Tanpa kemampuan teknis atau pengetahuan yang terlalu mendalam, seorang yang awam dalam urusan coding atau database bahkan bisa menggunakannya dengan mudah.
Pada CMS, umumnya terdapat fitur What You See Is What You Get (WYSIWYG). Fitur ini berarti apa yang dilihat oleh pengguna merupakan gambaran dari konten yang nantinya akan terpublikasi pada halaman situs web. Kemampuan tersebut memungkinkan pengguna yang tak punya kemampuan teknis mampu membangun dan mengatur konten situs web secara mandiri.
4. Menghemat Anggaran Perusahaan
Pada beberapa perusahaan dengan modal besar, pembangunan dan pengembangan situs dapat dilakukan dengan membayar sumber daya manusia terkait. Misalnya web developer, sysadmin, atau pekerja-pekerja teknis lainnya. Namun, berbeda dengan perusahaan-perusahaan berskala kecil atau yang baru merintis. Startup dan UKM umumnya akan lebih memilih memangkas anggaran untuk membayar SDM tersebut.
CMS bisa menjadi pilihan untuk mempermudah pengembangan perusahaan dengan biaya yang tak terlalu besar. Anggaran yang semula dimaksudkan untuk membayar sejumlah SDM tersebut dapat dialokasikan untuk hal-hal operasional lainnya demi berjalan efektif dan efisiennya bisnis Anda.
5. Efisiensi Bisnis
Fitur user management pada CMS memungkinkan adanya kolaborasi dan pembagian tugas sesuai posisi masing-masing. Kemampuan ini menghemat waktu yang biasanya Anda dan rekan-rekan bisnis Anda habiskan untuk rapat rutin atau sekadar pelaporan pekerjaan. Berbagai pekerjaan yang mengharuskan perpindahan dari satu pegawai ke pegawai lain jika dikerjakan secara manual kini menjadi lebih cepat dilakukan dalam satu wadah.
Beberapa pegawai juga tidak harus masuk bergantian untuk mengisi konten situs web. Kolaborasi dan kerja secara bersamaan dimungkinkan sehingga meningkatkan kecepatan kerja tanpa mengurangi performa. Keadaan ini sangat menguntungkan untuk efektivitas dan efisiensi bisnis Anda.
Baca juga:
- Menganalisis Harga Pembuatan Website Perusahaan
- Digital Marketing: Definisi, Jenis, dan Kelebihannya
- Content Marketing, Jenis dan Strategi yang Tepat untuk Tingkatkan Awareness
- Software Email Marketing untuk Loyalitas Pelanggan
Tips Memilih CMS untuk Bisnis Anda
Meski punya beragam manfaat untuk membuat bisnis berjalan makin efektif dan efisien, tidak semua jenis CMS sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Untuk itu, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum memilihnya. Hal-hal tersebut adalah sebagai berikut.
1. Kebutuhan dan Keadaan Bisnis
Pertama-tama Anda harus memahami keadaan bisnis dan pegawai-pegawai yang akan menjadi user pada website perusahaan Anda. Apakah mereka benar-benar baru dengan sistem pemasukan konten ke dalam website atau telah memiliki pengalaman sebelumnya.
Misalnya, jika pegawai Anda didominasi kelompok yang belum berpengalaman sama sekali, WordPress bisa jadi pilihan tepat. WordPress merupakan CMS yang sangat mudah digunakan oleh user awal. Atau jika perusahaan Anda membutuhkan CMS yang lebih fleksibel, Joomla atau Drupal bisa Anda pertimbangkan. Kedua jenis CMS ini mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
2. Pilihan Template dan Elemen Tampilan
Bagi sebuah bisnis, karakter brand atau perusahaan merupakan hal yang sangat penting sebagai ciri khas. Website sebagai salah satu simbol bisnis, merupakan salah satu sarana branding yang tak bisa diabaikan. Maka dari itu, desain website harus bersifat unik dan kreatif, untuk membedakan dengan brand lain di luar sana.
Berbagai CMS menawarkan template yang bisa digunakan sebagai desain tampilan website. Anda juga dapat melakukan kustomisasi dari template yang sudah ada. Pilihah CMS dengan pilihan template yang memadai dan memberi keleluasaan Anda untuk melakukan kustomisasi. Selanjutnya, Anda tingga berkreasi dan menentukan “warna” bisnis yang akan Anda representasikan melalui layout website. Jangan lupa untuk mencari tahu apakah template yang Anda pakai atau rancang sudah dipakai oleh perusahaan lain.
3. Kemudahan Pengembangan
Apabila bisnis Anda memiliki rencana untuk mengembangkan website di masa depan, pilihlah CMS yang memiliki fitur yang sangat fleksibel. Pastikan fitur-fitur tersebut dapat berkembang dengan baik. Hal ini menjadi penting karena fleksibilitas pengembangan fitur pada CMS umumnya lebih lemah dibandingkan wesite yang dikembangkan dengan sistem coding.
Menggunakan CMS merupakan pilihan untuk menyederhanakan dan memudahkan pengembangan situs. Namun, di masa depan, Anda tentu memiliki rencana untuk mengembangkan bisnis. Pengembangan situs menjadi lebih responsif akan membantu Anda meraih lebih banyak pembaca, sehingga membantu pengembangan bisnis. Untuk itu, pastikan CMS yang Anda pilih bisa ditambahkan berbagai fitur baru yang membantu pengembangan situs web.
Beberapa jenis CMS yang tersedia di pasaran kini sudah mendukug fitur instalasi plugin. Ada plugin yang gratis dan ada pula yang berbayar. Plugin-plugin tersebut punya beragam fungsi, dari mengintegrasikan konten ke media sosial, hingga meningkatkan on-page SEO dari situs bisnis Anda.
4. Kualitas Fitur User Management
Seperti dibahas pada bagian-bagian sebelumnya, sebagian besar CMS sudah memiliki fitur User Management. Jika akan menggunakan CMS tertentu, Anda sebaiknya memperhatikan fitur ini dengan saksama. Pastikan fitur user management pada CMS yang Anda pilih punya kemampuan mengelola berbagai elemen dalam situs web, terutama yang terkait dengan template, SEO, serta kustomisasi tampilan.
Dengan pengelolaan yang baik pada ha-hal tersebut, diharapkan website bisnis Anda memiliki rate yang tinggi. Hal ini akan membantu orang lain menemukan situs, sehingga meningkatkan awareness publik terhadap bisnis Anda.
